Microsoft 365 (anciennement Office 365) est devenu l’environnement de travail de référence pour les PME françaises. Mais entre choisir le bon plan, déployer correctement les licences, configurer la sécurité et former les utilisateurs, beaucoup d’entreprises en Île-de-France sous-exploitent largement leur abonnement. Voici comment en tirer le maximum.
Quel plan Microsoft 365 choisir pour votre PME ?
Microsoft propose une dizaine de plans différents. Pour une PME, les choix se résument généralement à trois options :
- Microsoft 365 Business Basic (6€/mois/utilisateur) — versions web et mobile d’Office, Teams, Exchange, SharePoint et OneDrive. Pas d’application de bureau. Adapté aux postes légers ou aux collaborateurs mobiles.
- Microsoft 365 Business Standard (12,50€/mois/utilisateur) — tout le Basic, plus les applications de bureau complètes (Word, Excel, PowerPoint, Outlook installés). C’est la formule la plus utilisée par les PME.
- Microsoft 365 Business Premium (22€/mois/utilisateur) — tout le Standard, plus des fonctionnalités de sécurité avancées : Intune (gestion des appareils mobiles), Azure AD Premium, Defender for Business. Recommandé pour les entreprises avec des exigences de sécurité élevées ou des données sensibles.
Les fonctionnalités souvent oubliées dans votre abonnement
La plupart des PME paient pour Microsoft 365 mais n’utilisent que la messagerie et Office. Voici ce que vous avez déjà inclus dans votre abonnement et que vous n’exploitez probablement pas :
- Teams — bien plus qu’un outil de visioconférence. Gestion de projets, canaux thématiques, intégration avec vos applications métier, téléphonie intégrée.
- SharePoint — intranet d’entreprise, partage de documents sécurisé, gestion documentaire avec versioning et droits d’accès granulaires.
- OneDrive for Business — 1 To de stockage cloud par utilisateur, synchronisation des fichiers sur tous les appareils, partage sécurisé avec l’extérieur.
- Planner — gestion de tâches et de projets collaboratif, intégré à Teams.
- Forms — création de formulaires et sondages en quelques minutes.
- Power Automate — automatisation de tâches répétitives sans code (ex : notification automatique quand un fichier est modifié, création automatique de tâches depuis un email).
La sécurité Microsoft 365 : les paramètres à configurer absolument
Un abonnement Microsoft 365 mal configuré est une porte d’entrée pour les cybercriminels. Les messageries d’entreprise sont la cible principale des tentatives d’hameçonnage et de compromission de comptes. Voici les réglages indispensables :
- Authentification multifacteur (MFA) — à activer pour 100% des comptes, à commencer par les administrateurs. C’est la mesure qui bloque la quasi-totalité des tentatives de compromission de compte.
- Politiques d’accès conditionnel — bloquer les connexions depuis des pays où vous n’avez aucune activité, exiger que les appareils soient conformes avant d’accéder aux données.
- Protection anti-phishing et anti-spam — les paramètres par défaut de Microsoft ne sont pas suffisants. Des règles plus strictes doivent être configurées dans Defender for Office 365.
- Sauvegarde des données Microsoft 365 — attention : Microsoft ne garantit pas la restauration de vos emails ou fichiers supprimés au-delà de 30 à 90 jours. Une sauvegarde tierce est nécessaire pour une rétention longue durée.
Déploiement Microsoft 365 en PME : les erreurs à éviter
- Ne pas migrer les anciens emails vers Exchange Online — perdre l’historique de messagerie est un problème récurrent lors des migrations bâclées.
- Laisser les anciens comptes actifs après le départ d’un collaborateur — un compte non désactivé est une faille de sécurité.
- Ne pas former les utilisateurs — Teams et SharePoint représentent un changement important dans les habitudes de travail. Sans accompagnement, l’adoption est faible.
- Acheter trop de licences — auditez régulièrement les licences assignées. Les licences inactives sont de l’argent gaspillé.
ASCOËT Technologies est revendeur agréé Microsoft 365 et accompagne les PME de Seine-et-Marne et d’Île-de-France dans le déploiement, la configuration sécurisée et la formation. Contactez-nous pour une étude de votre environnement actuel.